Open Space - Open Space is een methodiek waarmee je in een korte tijdspanne met een grote groep mensen iets kunt ontwikkelen; een organisatie, een product, project, programma of dienst. Het is erop gericht dat de deelnemers (bijna) volledig de agenda bepalen omdat zij degene zijn die de kennis hebben of de besluiten uiteindelijk kunnen nemen (niet alleen formeel, denk ook aan het pocketveto van de professional; ja zeggen, nee doen).
Open Space is in de uitvoering een erg eenvoudige techniek. Het start met een weldoordacht thema en vraagstuk. Hierbij is het van belang dat je naast de sponsor ook deelnemers betrekt in de formulering van het thema en vraagstuk. Denk bij deelnemers ook eens verder dan de eigen organisatie en betrek ook klanten, leveranciers en andere betrokkenen (maatschappelijke organisaties, overheden, familieleden van klanten). Het thema moet relevant en urgent zijn. Geen crisis, maar wel een onderwerp dat op korte termijn opgepakt moet worden. Schets de context en een vraag die de Open Space op kan gaan pakken. Zorg ervoor dat je de bijeenkomst niet teveel belemmert, maar geef wel de kaders aan die er zijn (budget, beleid, wet- en regelgeving, bezetting). Dit is het enige sturende element dat je hebt in een Open Space bijeenkomst, dus wees zorgvoldig in de voorbereiding.
Vervolgens organiseer je een bijeenkomst van een, twee of drie dagen op een geschikte locatie. (Denk na over wie je uitnodigt.) Je hebt geen agenda voor de bijeenkomst, buiten de start- en eindtijden en enkele gezamenlijke momenten (zowel informeel als formeel). De bijeenkomst wordt vormgegeven door de deelnemers binnen het thema en de kaders die gegeven zijn. De deelnemers organiseren workshops over delen van het thema, vanuit hun eigen interesse en initiatief. De andere deelnemers kiezen uit de aangeboden workshops en geven deze mee vorm.
Het spannendste deel van de bijeenkomst bestaat uit het opstellen van de agenda. Hiervoor heb je een grote lege muur nodig en een stapel A4-tjes met stift. Iedere aanwezige wordt uitgenodigd om een workshop te organiseren of bij te wonen over een aspect van het thema van de bijeenkomst waarin hij geintresseerd is. Diegene die een workshop willen organiseren staan op, schrijven de titel op een A4-tje en vertellen de groep kort waar de workshop over gaat. Als er tenslotte niemand meer is die een workshop wil organiseren is het zaak de workshop over de beschikbare ruimtes en tijd te verdelen en kunnen de workshops beginnen. Ieder kiest de workshops die hem interessant lijken, en zolang hij ze van toegevoegde waarde vindt. Iedereen wordt aangemoedigd om een andere workshop te zoeken zodra hij niets meer opsteekt en niets meer toevoegt. Van elke workshop wordt een verslag geschreven wat beschikbaar is voor iedere deelnemer aan de Open Space.
Deze methodiek wordt gebruikt binnen organisatieveranderingstrajecten, en project- of programmaplanning maar kan in meer of minder aangepaste vorm ook prima gebruikt worden voor ontwikkelingsdagen, opleidingsdagen of organisatiebijeenkomsten. De facilitering van grote groepen vraagt een goede houding, vaardigheden en ervaring. Het is duidelijk niet hetzelfde als een vergadering voorzitten of een training geven; de rol is niet die van (bepalende) voorzitter of expert, maar van facilitator. Meer mogelijk maken. Dat vraagt focus op de groep en een gepaste afstand.
Volg @JeroenGalama op Twitter.
Abonneer je op de live feed.